L’assetto procedurale e di controllo nelle PMI alla luce dei nuovi obblighi normativi – Diritto 24

  • Studio Bertolli
  • 14 maggio 2019

Pubblichiamo l’articolo a firma di Maria Catalano, Studio Bertolli & Associati, apparso su Diritto 24

L’attuale quadro competitivo e normativo rende sempre più importante, se non imprescindibile, che le aziende di piccole e medie dimensioni si dotino di un adeguato assetto organizzativo interno, che consenta loro da una parte di disciplinare l’ordinato e corretto svolgimento dell’attività d’impresa, dall’altra parte di rispondere prontamente alle sfide ed ai mutamenti dell’ambiente circostante.

In tale contesto, è senza dubbio di grande utilità l’adozione di strumenti operativi interni che consentano di definire, e fornire a tutti i dipendenti e collaboratori della società, linee guida e modalità operative uniformi per lo svolgimento dei processi aziendali, rendendoli controllabili sia durante le quotidiane fasi di esecuzione, che ex post.

La predisposizione di idonee procedure interne, e la loro formalizzazione all’interno di un organico manuale aziendale, consente infatti di definire i ruoli e le responsabilità di tutto il personale dipendente, di illustrare le modalità operative da seguire nello svolgimento delle singole operazioni societarie, di garantire la separazione delle funzioni e dei compiti affidati ai diversi soggetti. In tal modo diventa possibile governare compiutamente, ed in linea con la normativa di settore, i processi aziendali, e pervenire alla definizione di una struttura organizzativa, amministrativa e contabile efficace ed efficiente.

Le procedure, qualora adeguatamente redatte e condivise all’interno della struttura aziendale, consentono infatti di supportare i dipendenti e i collaboratori nella comprensione dei propri doveri e degli obblighi da osservare nello svolgimento delle funzioni assegnate, nonché di assicurare, da parte dei soggetti con ruoli dirigenziali, un’adeguata vigilanza sulle attività del personale, mediante anche la definizione di flussi informativi e procedure di reporting interno.

La redazione di un manuale delle procedure, che può essere sviluppato internamente con il supporto delle singole aree di business, o avvalendosi dell’ausilio di consulenti esterni, prende le mosse dalla mappatura dei processi operativi aziendali, individuando le fasi di cui essi si compongono e le funzioni svolte dal personale incaricato, e porta alla formalizzazione di appropriate procedure scritte, fruibili da tutto il personale dipendente. In tal modo è possibile mitigare il rischio che un singolo dipendente divenga “indispensabile”, in quanto unico depositario delle conoscenze operative della propria area.

Ciascuna procedura, in sintesi, è strutturata identificando compiutamente gli scopi e gli obiettivi cui intende dare risposta, il campo di applicazione, la matrice delle responsabilità per specifica attività, il flusso sequenziale delle attività che compongono il singolo processo, la descrizione delle attività e delle operazioni e, in ultimo, gli indicatori e i parametri di controllo.

La redazione delle procedure aziendali deve, infatti, consentire anche la definizione di adeguati controlli c.d. “di linea”, da attuarsi da parte degli stessi operatori coinvolti nel processo, allo scopo di verificare e assicurare il rispetto delle previsioni aziendali, la correttezza nell’esecuzione dei compiti e nei comportamenti, nonché fornire risposte complete e tempestive alle richieste degli organi esterni di controllo.

La redazione del manuale delle procedure deve comunque essere modulata, in termini di struttura e grado di dettaglio, sulle esigenze della realtà aziendale, secondo le peculiari caratteristiche del modello organizzativo e di business dell’impresa, garantendo la personalizzazione sulla base dei valori e degli obiettivi aziendali. Si deve anche garantire l’applicazione del principio di proporzionalità, valutando adeguatamente la complessità e dimensione dell’impresa, così da portare alla creazione di strumenti e regole coerenti con la realtà operativa, appesantire inutilmente la struttura.