Nuova fatturazione elettronica B2B: come muoversi e quali strumenti usare

  • Studio Bertolli
  • 22 Ottobre 2018

Approfondimento a cura di Davide Bertolli


FATTURAZIONE ELETTRONICA: COSA SAPERE PER ARRIVARE PREPARATI AL NUOVO ADEMPIMENTO

Il nostro Studio ha preparato un breve approfondimento in cui si forniscono chiarimenti e consigli operativi in merito a come gestire il nuovo adempimento, quali vantaggi porta e quali strumenti utilizzare.

1. FATTURAZIONE ELETTRONICA, QUANTO CAOS!

L’obbligo della fatturazione elettronica “tra privati” continua a generare dubbi e incertezze, tanto ai contribuenti quanto agli intermediari e la stampa specializzata certo non aiuta a stemperare il clima eccessivamente caotico che si è generato intorno a tale adempimento.

E’ vero, sussistono ancora molti dubbi in merito ad alcuni aspetti operativi e normativi, tuttavia, crediamo si possa avere fiducia che i chiarimenti necessari arriveranno in tempo per consentirci di “partire” con la giusta serenità e senza ostacoli rilevanti.

Nella bozza del “Collegato fiscale” alla manovra 2019, infatti, sono presenti notevoli semplificazioni che consentiranno tutti gli operatori, almeno per i primi mesi, di prendere dimestichezza con il nuovo adempimento.

In particolare:

  • Per i primi sei mesi del 2019, l’emissione tardiva della fattura non è sanzionabile se non determina ritardi nella liquidazione dell’imposta, mentre si applica la sanzione ridotta al 20% nel caso in cui si verifica un ritardo nella liquidazione dell’imposta, a patto che la fattura venga emessa entro il termine della liquidazione del periodo successivo.
  • Viene esteso il termine di emissione delle fatture, che diventa 10 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione (modifica dell’art. 21, comma 4, DPR 633/1972). Tale previsione entrerà in vigore al 1° Luglio 2019.
  • Rilevante è l’eliminazione dell’obbligo di numerazione progressiva delle fatture ricevute, di cui all’art. 25 DPR 633/1972. In questo modo viene risolto il problema tecnico concernente l’apposizione del numero di protocollo progressivo alle fatture elettroniche ricevute (si era addirittura ipotizzato di doverle stampare e protocollare come accade oggi!)

2. COSA C’È DA SAPERE

NORMATIVA:

a) Sono esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica i soggetti che rientrano nel regime di vantaggio (D.L. n. 98/2011 art. 27, commi 1 e 2) e nel regime forfettario (Legge n. 190/2014, art. 1, commi da 54 a 89), nonché i piccoli produttori agricoli.

       N.B.: Tali soggetti possono decidere autonomamente di aderire alla fatturazione elettronica in luogo di quella analogica.

b) La fattura elettronica deve essere generata e trasmessa esclusivamente in formato XML; qualora venga emessa in altro formato si considera come non emessa.

c) Nella recente Circolare n 13/E pubblicata a Luglio 2018, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito, in merito al termine di emissione della fattura, che nulla cambia sul piano normativo e che, pertanto, la fattura deve essere emessa entro le ore 24 del giorno di effettuazione dell’operazione, aggiungendo tuttavia che, nei primi mesi di adeguamento al nuovo sistema, i ritardi minimi nell’emissione delle fatture, che non incidano sulla corretta liquidazione dell’imposta, non saranno sanzionabili.
Tale criticità, tuttavia, verrebbe superata con l’entrata in vigore delle novità inserite nel decreto “Collegato fiscale” alla manovra 2019, attualmente al vaglio delle commissioni parlamentari, qualora venissero approvate nel testo attualmente vigente.

d) Ad ogni modo, una possibile alternativa, da valutare caso per caso, è quella di adottare la fatturazione differita ex art. 21, comma 4, DPR 633/1972 (emissione di fattura “cumulativa” per tutte le operazioni effettuate nel mese, entro il giorno 15 del mese successivo), che consentirebbe di avere un maggior lasso di tempo per effettuare i necessari controlli prima di procedere all’emissione del documento elettronico.

e) In merito all’integrazione delle fatture elettroniche, per le sole operazioni in reverse charge “interno” (pulizie, subappalti, cessione di rottami, ecc.), l’Agenzia delle Entrate, con la Circolare 13/E, al punto 3.1, chiarisce che tali obblighi non vengono meno e si potrà generare un file separato, da allegare e conservare unitamente al documento elettronico, contenente tutti gli estremi della fattura e relativa integrazione.

f) Non è consentita l’emissione di autofatture in formato elettronico su acquisti effettuati da soggetti extra UE, pertanto tali adempimenti continueranno ad essere gestiti come avviene oggi.

QUESTIONI OPERATIVE

a) Onde evitare problemi di ricezione delle fatture elettroniche, è fondamentale comunicare tempestivamente a tutti i fornitori l’indirizzo cui inviare le fatture (Pec ovvero codice destinatario di 7 cifre).

N.B.: Nonostante le richieste sempre più frequenti inviate dai fornitori, è bene non comunicare nulla, tantomeno il proprio indirizzo Pec, fintanto che non siano stati definiti la procedura e il canale da utilizzare.

b) E’ consigliabile effettuare la registrazione preventiva del proprio indirizzo telematico presso lo SDI, accedendo al sito dell’Agenzia delle Entrate, area “Fatture e Corrispettivi”. In questo modo, si ottiene l’abbinamento dell’indirizzo telematico al proprio numero di partita Iva, eliminando ogni possibilità di errore da parte dei fornitori.

c) E’ possibile generare anche un QRcode, contenente tutti i propri dati, incluso l’indirizzo cui dovranno essere inviate la fatture (Pec o Codice destinatario). In sostanza è una sorta di biglietto da visita tramite cui il fornitore può acquisire i dati corretti, eliminando il rischio di errori.

3. COME SEMPLIFICARE LA GESTIONE

Di seguito alcuni consigli per rendere più snello il procedimento:

a) In primo luogo, è consigliabile adottare la fatturazione elettronica anche verso i soggetti passivi non residenti (sia Ue che extra UE), avendo cura di metter loro a disposizione una copia analogica (es. file Pdf) della fattura stessa. In questo modo si evita di dover gestire un ciclo di fatturazione elettronico ed uno analogico/cartaceo, adempiendo contemporaneamente all’obbligo di comunicazione delle operazioni con soggetti esteri (c.d. “esterometro”).

b) Salvo casi in cui il numero di fatture è decisamente esiguo (30-40 fatture all’anno), per i quali va benissimo utilizzare il canale Pec, è sempre consigliabile gestire il ciclo di invio e ricezione delle fatture elettroniche tramite software o piattaforme (utilizzo del codice destinatario) che garantiscano un adeguato livello di sicurezza e offrano opzioni avanzate per rendere più efficiente la gestione dei documenti e la loro contabilizzazione, riducendo al minimo il rischio di errori.

c) La soluzione migliore, in molti casi, è affidarsi a intermediari seri che offrano, tramite software o piattaforme web, servizi di invio e ricezione delle fatture.
E’, tuttavia, importante verificare che i servizi di cui sopra prevedano la possibilità di integrazione con il proprio software di contabilità, onde poter importare e contabilizzare i dati contenuti nelle fatture elettroniche in modalità semi-automatica.

d) Sarebbe utile verificare che il software utilizzato per l’invio e ricezione delle fatture, consenta di gestire un sevizio di mailing automatico, che consenta di inviare a ciascun cliente, unitamente a copia della fattura in pdf, anche l’informativa obbligatoria (nei casi indicati nel Provvedimento n. 89757 del 30/04/2018) che tale fattura è messa a disposizione nell’area riservata “Fatture e Corrispettivi” del sito dell’Agenzia delle Entrate.
In tal modo si adempie in automatico all’obbligo, evitando il rischio di omissioni.

4. QUALI I VANTAGGI DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B?

VANTAGGI OPERATIVI:

a) Eliminazione della gestione cartacea delle fatture, con conseguente risparmio di costi.

b) Eliminazione degli adempimenti Liquidazioni Iva periodiche (LiPe) e Spesometro (verrà, tuttavia, introdotto l’obbligo di comunicare mensilmente tutte le operazioni effettuate con soggetti esteri UE ed Extra UE).

c) Contabilizzazione semi-automatica dei dati contenuti nei file XML e conseguente snellimento delle procedure amministrative e contabili.

d) La certezza delle date di invio e ricezione delle fatture, porterà maggior certezza e trasparenza nei rapporti commerciali.

e) Disponibilità di dati molto dettagliati, utilizzabili per elaborare analisi e statistiche ad oggi spesso impossibili da ottenere o troppo onerose. Ovviamente la piattaforma o il software utilizzati devono essere programmati per effettuare questo tipo di operazioni.

AGEVOLAZIONI FISCALI:

a) E’ prevista la riduzione di 2 anni dei termini di accertamento qualora il soggetto emetta fatture elettroniche, scelga l’opzione di invio automatico dei corrispettivi (qualora esistenti) all’Agenzia delle Entrate, e provveda ad effettuare tutti i pagamenti di importo superiore a Euro 500 con mezzi tracciabili (bonifico, assegno, carte di credito e debito, mezzi di pagamento elettronici tracciabili).

5. DIVERSI MODI DI OPERARE: A CIASCUNO IL SUO

L’offerta di strumenti software per adeguarsi alla Fatturazione Elettronica è decisamente vasta e la scelta della soluzione da adottare deve discendere da una valutazione preventiva delle proprie esigenze operative.

Di seguito forniamo alcune indicazioni in merito alle tipologie di strumenti oggi disponibili:

a) Software gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate unito al servizio gratuito di conservazione a norma delle fatture
Strumento interamente gratuito, indicato solo per piccoli professionisti e imprenditori che devono gestire un volume di fatture limitato (es. 30/50 fatture attive e passive all’anno).
E’ necessario aderire al servizio di conservazione gratuito da parte dell’Agenzia delle Entrate tramite specifica procedura.

b) Software messo a disposizione direttamente dal professionista che si occupa anche della tenuta della contabilità
Le principali software-house che commercializzano gestionali specifici per commercialisti hanno sviluppato proprie soluzioni per gestire interamente il ciclo di fatturazione elettronica, consentendo al professionista di fornire ai propri clienti strumenti adeguati alla gestione del ciclo di invio e ricezione delle fatture.
Queste soluzioni possono rivelarsi molto utili nel caso in cui il cliente abbia affidato al professionista la tenuta della contabilità.

c) Software di fatturazione legato al gestionale che già viene utilizzato per la tenuta della contabilità
Le realtà più strutturate che gestiscono internamente l’attività contabile e amministrativa possono decidere di adottare gli strumenti messi a disposizione dalla software-house che fornisce loro il gestionale, a patto che tali soluzioni siano sicure in termini funzionali, facili da utilizzare e abbiano un costo ragionevole.
E’ sempre consigliabile, tuttavia, valutare piattaforme di fatturazione elettronica “terze”, che offrano un miglior rapporto qualità-prezzo e siano integrabili con il software contabile utilizzato dall’impresa, evitando così di creare un ulteriore legame con lo stesso fornitore. Tale circostanza, infatti, potrebbe far sorgere complicazioni qualora in futuro si volesse adottare un programma diverso.

d) Piattaforme web messe a disposizione da soggetti terzi che consentono invio, ricezione, contabilizzazione semi-automatica e conservazione a norma dei documenti
Vi sono diverse soluzioni sviluppate da soggetti terzi, totalmente indipendenti da software house che producono e/o commercializzano anche software gestionali.
Il vantaggio è quello di gestire il ciclo di fatturazione elettronica (attivo e passivo) autonomamente rispetto al software di contabilità; tuttavia, per non perdere i vantaggi sopra detti, è necessario che i due strumenti si integrino, in modo da garantire un processo di contabilizzazione semi automatico del ciclo passivo.

Si segnala, infine, che il 4 ottobre scorso, l’Agenzia delle Entrate ha pubblicato una Guida operativa sull’argomento (scaricabile al seguente link)

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